自一九七〇年至一九七二年，许琳同志在山西省长治市自行车厂担任工人。随后，她于一九七二年进入复旦大学化学系稀有元素专业学习，至一九七五年完成学业。毕业后，她于一九七五年至一九七七年间在山西大学化学系担任教师。一九七七年，她转入山西省高教局教育处任职干事，工作至一九七九年。此后，她于一九七九年至一九八一年间在中央教育电影制片厂担任编导职务。 一九八一年，许琳同志进入教育部计划财务司工作，先后担任干事、副处长、处长等职务；在此期间，她曾于一九八三年至一九八四年赴巴黎联合国教科文组织下属的国际教育规划学院进修。一九九一年至一九九三年，她担任教育部财务司司长助理兼外资处处长，其间于一九九二年至一九九三年挂职担任河南省许昌市市长助理。一九九三年至一九九九年，她升任教育部财务司副司长，并于一九九七年同时兼任教育部外资贷款办公室主任。 一九九九年至二〇〇〇年，她专职担任教育部外资贷款办公室主任，并于同期兼任美国纽约中国留学服务中心总裁。二〇〇〇年至二〇〇四年，她调任中国驻温哥华总领事馆，担任副司级教育参赞。二〇〇四年起，她出任国家汉办主任；自二〇〇七年起，同时担任孔子学院总部总干事。二〇〇九年，她被聘为国务院参事。二〇一二年，她被任命为副部长级的国家汉办主任兼孔子学院总部总干事。二〇一三年，她当选为中国人民政治协商会议第十二届全国委员会委员。
自二零一四年十月起，该人士陆续获得多项国际荣誉与表彰，其中包括意大利那不勒斯东方大学颁发的马国贤国际奖，并成为该奖项的首位获奖人。同年九月，塔吉克斯坦对外友好协会授予其塔吉克-中国友好奖，以表彰其在促进两国友好关系方面的贡献。二零一四年六月，马达加斯加总统向其颁授军官勋章，同期还获得了爱尔兰都柏林大学颁发的孔子奖章。此前于二零一四年五月，印度尼西亚教育文化部为其颁发了“促进中印尼社会和谐与文化交流建设奖”。 回溯至二零一三年，该人士在五月荣获柬埔寨国王授予的“最高友好与合作卫士”勋章，并于同年一月获得首届“中华之光—传播中华文化年度人物”集体奖。二零一一年亦有多项重要荣誉：十月，法国政府为其颁发“法国学术棕榈军官勋章”；八月，柬埔寨王国政府授予其最高友谊级别的“友好合作勋章”；六月，还获得了教育部“优秀党务工作者”称号。 更早的成就包括二零一零年三月，由凤凰卫视等十家世界知名华文媒体共同评选颁发的“世界因你而美丽——2009-2010影响世界华人盛典”公共事务领域奖。二零零九年四月，荣获中央国家机关五一劳动奖章。二零零八年四月，美国华美协进社与联合国大学联合向其颁发“青云奖”。而二零零六年四月，美国大学理事会亦授予其“国际教育奖”，充分肯定其在相关领域的长期努力与杰出成就。
根据台湾地区部分媒体的报道，在2014年7月于葡萄牙举办的欧洲汉学学会第二十届双年会开幕典礼期间，中国国家汉办主任许琳曾向会议主办方提出要求，希望将会议手册中第59页涉及蒋经国基金会提供赞助的相关内容全部移除。这一事件随后在台湾岛内引发了广泛的舆论关注与讨论，台湾地区的外事部门也对此表达了所谓的抗议立场。此后，欧洲汉学会于当月1日公开发表了一封抗议信函，在信中指责中国汉学会方面的相关做法是对其学术自由的一种干扰。